Posle planiranja i određivanja budžeta važno je odrediti šta vam je zaista potrebno i šta očekujete od potencijalno novog softverskog alata. Da biste na kraju uspešno procenili i izabrali softver morate jasno prepoznati funkcionalnosti koje vam trebaju i koje tražite i očekujete od poslovnog softvera. Šta očekujete da softver “donese” u vašu organizaciju?
Dokument korisničkog zahteva bi trebalo da jednoznačno identifikuje poslovnu namenu softvera, uključi detaljni popis funkcionalnosti i modula i opšte i tehnološke zahteve od softvera. Da biste ovakav dokument napravili biće potrebno da sakupite, poređate po važnosti i organizujete podatke u obliku koji ćete razumeti vi, ali koji bi trebalo da bude razumljiv i softverskim kompanijama kako bi i oni mogli da procene da li njihov softver odgovara vašoj organizaciji.
Savet #1 – Ključni zahtevi – ne duže od 1 A4 strane!
Ovo je najvažniji korak pri kreiranju dokumenta korisničkog zahteva. Fokusirajte se na ključne zahteve koji su bitni za vašu knjigovodstvenu agenciju, a predstavljaju rezime donjih koraka (poslovni ciljevi, funkcionalni i tehnički zahtevi i sl.). To znači da ključni zahtevi (najvažniji zahtevi) treba da stanu na najviše jednu (1) stranu A4 formata. Ako je vaš spisak ključnih zahteva predugačak ili nema ključne zahteve, softverske kompanije će biti mnogo manje motivisane da odgovore na vaš upit i biće jako teško doneti bilo kakvu odluku ako imate previše informacija.
Fokusirajte se na najvažnije kriterijume da biste mogli brzo da procenite vaše opcije. Ovi ključni zahtevi su takođe i kriterijumi za brzu eliminaciju onih ponuđača koji ih ne ispunjavaju i znatno ubrzavaju ceo proces izbora.
Savet #2 – Poslovni ciljevi – šta želite da postignete sa novim softverom?
Dokument korisničkog zahteva bi trebalo, pri samom početku, imati jasno iskazane poslovne razloge za procenu softvera. Iz ovog dela i vi i softverske kompanije (i bilo ko drugi u najopštijem slučaju) bi trebalo da možete lako razumeti kako bi novi softver trebalo da podrži vaše poslovne potrebe.
Šta bi mogli biti poslovni ciljevi? Mogu biti razni: povećanje profita, povećanje produktivnosti, povećanje prihoda, bolja kontrola finansija, unapređenje podrške korisnicima i sl. U ovom delu je važno da deifnišete šta su poslovni ciljevi, ne morate mnogo “mozgati” o tome kako u ovom delu… Kako dolazi kasnije, a softver je možda odgovor na neke od ciljeva….
Savet #3 – Funkcionalni zahtevi – koje funkcionalnosti će pomoći ostvarivanju vaših poslovnih ciljeva?
Dokument korisničkog zahteva bi trebalo da definiše funkcionalnosti koje su vam potrebne. Ovo će možda zahtevati da prevedete vašu internu poslovnu terminologiju na jezik koji “govore” softverske kompanije. Finansije (glavna knjiga, primljeni, izdati računi i sl.); Kadrovi (radno vreme, plate, kompenzacije, provizije,…); Proizvodnja (kontrola kvaliteta, sastavnice, radni nalozi,…); Prodaja (kupci, kontakti, ponude, predračuni,…).
Za svaku funkcionalnu oblast (iliti modul – ustaljeni termin za grupu srodnih funkcionalnosti) napišite listu specifičnih funkcionalnosti ili zahteva za taj modul. Nije neophodno da navedete svaku pojedinačnu funkcionalnost, ali spisak bi trebalo da uključi dovoljno funkcionalnosti kako bi ste mogli da uporedite različita rešenja koja su vam dostupna.
Savet #4 – Tehnički zahtevi
Definišite specifičnosti koje vaša organizacije ima u vezi sa softverskom tehnologijom. Ovi zahtevi i specifičnosti mogu uključivati: Cloud ili tradicionalno Desktop rešenje, koja baza podataka, operativni sistem, programski jezik, hardverske specifikacije, interfejsi, zahtevi za integracijama sa drugim aplikacijama, zahtevi u vezi sa podrškom i sl.
I ovde je bitno napomenuti da ne treba ići u previše detalja, u ovom koraku, ali da ipak morate imati dovoljno kako bi se moglo proceniti da li tehnologija podržava vaše poslovne ciljeve.
Savet #5 – Kvalifikacije ponuđača softvera
Na kraju dokumenta korisničkog zahteva bilo bi dobro da se nađu i neke specifičnosti o kompanijama koje nude softver, a sa kojima biste voleli da sarađujete. Spcifičnosti bi mogle (i trebalo) da uključe neke od sledećih kriterijuma: veličina, godišnji prihod, broj zaposlenih, iskustva u radu sa kompanijama sličnim vašoj, profil korisnika, sertifikati i partnerstva i sl. Ovaj spisak specifičnosti je važan jer pomaže eliminaciji neadekvatnih ponuđača.
Savet #6 – reference
Ukoliko razmatrate softver koji biste primenili u vašoj knjigovodstvenoj agenciji onda je jedan od načina kako da budete sigurni u vašu odluku upravo taj da saznate koliko agencija sličnih vašoj koristi softver koji ste vi planirali da kupite. Kvalitet, pouzdanost i podrška su ključne tačke koje je potrebno proveriti pre same kupovine.
Tekst delimično ili u celosti preuzet sa ove lokacije.