Ukoliko vam je proces osnivanja firme završen i dobili ste rešenje od APR-a nakon čega vam je knjigovodstvo uradilo inicijalne poreske prijave, onda je pred vama naredni korak – prikupljanje naophodne dokumentacije i pravilnika kako biste zaokružili procesi i ispratili zakonske norme koje jedna firma treba poštovati.
Ali pre toga da približimo dva termina sa kojima ćete se susretati – opšta pravna akta I pravilnici.
Šta su opšta pravna akta, a šta pravilnici?
Opšti pravni akti preduzeća su dokumenta koja uređuju i definišu oblast poslovanja te firme. Njima se definišu pravila ponašanja, prava i obaveze zaposlenih, način funkcionisanja organizacije, opis i sistematizacija radnih mesta, hijerarhija i ostalo.
Koja će opšta akta biti definisana zavisi od veličine pravnog lica i delatnosti, odnosno koji opšti akti će biti izrađeni zavisi od same delatnosti firme kojom se bavi. Donose se nakon osnivanja i registrovanja firme u APR-u.
Pravilnici su dokumenta koja bliže uređuje pojedina pitanja i uspostavlja osnovne politike i procedure unutar preduzća. Postoji suštinska razlika između dve vrste pravilnika, one koje svaki poslodavac mora doneti i pravilnike čije je donošenje obavezno samo za neke poslodavce, a u skladu sa sopstvenim potrebama.
Ova druga opcija se koristi kada firma želi bliže da uredi određena pitanja ili kada je to potrebno s obzirom na delatnost poslodavca.
Koji su obavezni pravilnici?
Kao što smo naveli u paragrafu iznad, postoje obavezni pravilnici na koje je potrebno obratiti pažnju i koje sve firme moraju posedovati, a to su:
- pravilnik o radu,
- pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mesta,
- pravilnik o ponašanju poslodavaca i zaposlenih u vezi sa prevencijom i zaštitom od zlostavljanja na radu,
- akt o proceni rizika,
- pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu,
- program osposobljavanja zaposlenih za bezbedan i zdrav rad,
- pravilnk iz oblasti zaštite od požara,
- pravilnik o unutrašnjem uzbunjivanju.
Mnoge od ovih pravilnika možete pronaći i na internetu, a svakako je preprouka da za izradu istih angažujete advokatsku kancelariju koja će iste prilagoditi vašem poslovanju.
Obavezna dokumentacija koja prati zapošljavanje odnosno radne odnose
Jedna od najosetljivijih pravnih delova poslovanja su prava, obaveze i odgovornosti u oblasti radnih odnosa. Ista se određuju sledećim dokumentima koja su obavezna:
- kolektivnim ugovorom,
- pravilnikom o radu,
- ugovorom o radu.
Kolektivni ugovor i Pravilnik o radu su opšti pravni akti firme i deo Zakona o radu, kojima se poslodavac obavezuje na određene radne uslove.
Po pravilu sva prava, obaveze i odgovornosti definišu se kolektivnim ugovorom kada se ispune uslovi, a on može biti opšti, posebni i pojedinačni. Ako nisu ispunjen uslovi, zaključuje se pravilnik o radu.
Pravilnik o radu
Pravilnik o radu suštinski uređuje prava, obaveze i odgovornosti koja nastaju iz radnog odnosa, a sam dokument odnosno pravilnik o radu donosi nadležni organ firme ili u najčešćim slučajevima ovlašćeno lice.
Sam pravilnik o radu sadrži prava i uslove rada u zavisosti od potreba poslodavca, a ono što je od suštinske važnosti kada je u pitanju pravilnik o radu je to da se njime ne smeju smanjiti prava radnika, odnosno ne smeju se stvoriti nepovoljni uslovi rada , a što Zakonom o radu nije dozvoljeno.
Pravilnik o radu sadrži sledeće odredbe:
- zarada – osnovna, uvećana, zatim zarada po učinku, minimalna zarada, naknada zarade, rokovi za isplatu zarade,
- troškove na koje zaposleni ima prava – naknada za prevoz na posao i natrag, naknada za topli obrok, regres, naknada za troškove službenog putovanja, rokove za isplatu troškova,
- ostala primanja na koja zaposleni radnik ima prava – jubilarna nagrada, otpremnina za penziju, solidarna pomoć, naknada za troškove pogrebnih usluga, troškovi za poklone deci zaposlenih, naknada za vreme bolovanja i porodiljskog odsustva,
- pravila o zabrani konkurencije i naknadu za nepoštovanje istih – iznošenje informacija o poslovanju, poslovnih tajni, tehnoloških znanja i slično,
- radno vreme, godišnji odmori, plaćena odsustva,
- pravila o naknadi štete (ukoliko nastane tokom obavljanja posla i u vezi sa radom),
- prestanak radnog odnosa – otkaz od strane zaposlenog, od strane poslodavca, sporazumni prekid, upućivanje na rad kod drugog poslodavca, udaljenje sa rada,
- ostalo.
Ugovor o radu
Dokument koji prati pravilnik o radu zove se ugovor o radu i on predstavlja pojedinačni dokument koji se potpisuje prilikom zasnivanja radnog odnosa kod poslodavca, a potpisuju ga zaposleni i pravno lice (direktor, ovlašćeno lice).
Kod ugovora o radu bitno je da razlikujemo dve suštinske forme: ugovor na određeno i ugovor na neodređeno vreme (postoje i dodatni ugovori, ali o njima ćemo u jednom od narednih tekstova).
Suštinska razlika je u tome što kod ugovor o radu na neodređeno (u “narodu” poznatiji i kao „sigurni posao“ ili „ugovor za stalno“), njegovo trajanje nije unapred određeno.
Naime, jedna od važnijih razlika između zasnivanja radnog odnosa na neodređeno vreme i svakog drugog vida radnog angažovanja zaposlenih tiče se razloga za prestanak radnog odnosa. Zakon o radu propisuje razloge za prestanak radnog odnosa ugovora o radu na neodređeno vreme, od kojih najveću dilemu i strah izaziva otkaz ugovora o radu od strane poslodavca. Iako su razlozi za prestanak ugovora o radu na neodređeno vreme samo jedna od mnogobrojnih razlika između ovog ugovora i drugih fleksibilnijih oblika radnog angažovanja, ovo pitanje predstavlja veoma kompleksnu temu kojom ćemo se baviti u nekom od narednih blogova.
Sa druge strane, ugovor o radu na određeno vreme predstavlja izuzetak u odnosu na ugovor o radu na neodređeno vreme i njime se zasniva radni odnos čije je trajanje vremenski unapred određeno.
Pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mesta
Ovim pravilnikom firma utvrđuju:
- naziv i vrsta poslova (radno mesto),
- posao koji se obavlja,
- potrebna znanja – vrsta i stepen stručne spreme, obrazovanja,
- potrebno radno iskustvo,
- broj izvršilaca za obavljanje poslova,
- drugi uslovi za rad na tim poslovima – znanje stranih jezika, veštine i slično.
Jedna od specifičnih odlika ovog pravnilika je ta da je preduzeće u zakonskoj obavezi da donese ovaj pravilnik kada ima najmanje 10 zaposlenih. Svakako zakon ne isključuje da ovaj pravilnik firma može definisati i ako ima manje radnika, ali zakonski nije u obavezi da to uradi. Sam pravilnik donosi director preduzeća, odnosno preduzetnik, nadležni organ ili ovlaščeno lice.
Pravilnik o ponašanju poslodavaca i zaposlenih u vezi sa prevencijom i zaštitom od zlostavljanja na radu
Verovatno ste gledali u filmovima kada se radnici pozivaju na mobing ili seksualno uznemiravanje?
Ovaj Pravilnik je upravo to, dokument koji uređuje određena pravila ponašanja poslodavaca i zaposlenih u vezi prevencije i zaštite od zlostavljanja na poslu, kao i od seksualnog uznemiravanja.
Bitna odlika ovog pravilnika je ta da se sama pravila ponašanja odnose na lica i u muškom i u ženskom rodu.
Obaveza poslodavca koja čini ovaj pravilnik je da stvori uslove za nesmetan i normalan rad svih zaposlenih kao i da organizuje rad i uslove gde neće biti zlostavljanja zaposlenih radnika.
Takođe, ono što firma mora da obezbedi zaposlenima je adekvatnu radnu okolinu koju će činiti prijatna atmosfera u kojoj će se svi međusobno poštovati i sarađivati, odnosno raditi timski, kreirajući klimu u kojoj svi imaju parvo da javno iznesu svoje mišljenje i stavove.
Pravilnik o unutrašnjem uzbunjivanju
Pravilnik o unutrašnjem uzbunjivanju je dokument kojim se definišu pravila ponašanja:
- koje informacije krše propise poslovanja,
- koja ponašanja nisu dozvoljena,
- šta krši ljudska prava, ovlašćenja,
- informacije koje dovode do opasnosti po život, bezbednost, zdravlje, životnu sredinu,
- ostalo.
Bitna odlika ovog pravilnika je ta da ooslodavac koji ima više od 10 zaposlenih obavezan je da ima ovlašćeno lice za prijem informacija i vođenje postupka oko ovih pitanja.
Pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu
Pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu je dokument gde poslodavac utvrđuje prava, obaveze i odgovornosti vezane za bezbednost i zdravlje na radu. Najčešće se defiiše kolektivnim ugovorom, posebnim opštim aktom ili ugovorom o radu.
Ako poslodavac ima do 10 zaposlenih, onda prava, obaveze i odgovornoosti uređuje ugovorom o radu.
Ako firma ima više od 10 radnika, mora da ima Pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu.
Sve firme imaju zakonsku obavezu da u aktu imenuju lice zaduženo za bezbednost i zaštitu na radu, koje će obavljati poslove iz ove oblasti.
Akt o proceni rizika
Akt o proceni rizika je osnovni akt iz oblasti bezbednosti i zdravlja na radu. Sam akt sadrži:
- opis procesa rada,
- procenu rizika od eventualno nastalih povreda na radnom mestu i u radnoj okolini,
- mere za smanjivanje rizika, kako bi se poboljšala bezbednost i zaštita na radu.
Procena rizika predstavlja evidentiranje i procenjivanje svih faktora koji mogu dovesti do opasnosti po zaposlenom na samom radnom mestu i u radnoj okolini.
Takođe, ovaj akt definiše okvire procene da li se na radnom mestu mogu izazvati povrede, oboljenja ili oštećenja zdravlja zaposlenog.
Na osnovu same procene rizika se utvrđuju stvarni uzroci nastanka povrede, mogu se ukloniti postojeći uzroci i može se smanjiti rizik od pojave novih.
Ono što odlikuje sam Akt o proceni rizika je to da je isti veoma specifičan dokument i samim tim mora biti drugačiji za svaku firmu, kao i za svako radno mesto I shodno tome se mora praviti prilagođeno svakoj firmi pojedinačno bez obzira na broj zaposlenih, radnih mesta ili delatnosti.
Program osposobljavanja zaposlenih za bezbedan i zdrav rad
Program osposobljavanja zaposlenih iz oblasti bezbednosti i zdravlja na radu je dokument i opšti akt koji poslodavac mora da sprovede. Firma je obavezna da sprovede ovaj program, kako bi teorijski i praktično osposobila i obučila zaposlene na bezbedan i zdrav rad.
Može da se organizuje osposobljavanje zaposlenih preko svog lica za bezbednost, a može se angažovati licencirana agencija koja se bavi ovim poslovima.
Osposobljavanje se obavlja prilikom:
- zasnivanja radnog odnosa – na radnom mestu,
- premeštaja na druge poslove,
- uvođenja nove tehnologije, novih sredstava za rad, nove opreme za rad,
- promene procesa rada.
Pravilnik iz oblasti zaštite od požara
Pravilnik iz oblasti zaštite od požara je opšti akt preduzeća koji propisuje obavezne mere i poslove u vezi sa zaštitom od pojave požara ili eksplozije.
Pravilnik sadrži mere i planove zaštite od požara; organizaciju, planiranje i njihovo sprovođenje; prava i obaveze odgovornih u preduzeću i svih zaposlenih; obuke u vezi propisa i ponašanja u sluaju požara; vatrogasne jedinice; tehničku opremu; nadzor u slučaju nezgode; preventivne mere; odgovornosti; kaznene odredbe i druga pitanja.
Sva pravna lica imaju obavezu da:
- organizuju obuku zaposlenih za upoznavanje i sprovođenje preventivnih mera u slučaju izbijanja požara,
- imenuju stručno lice za sprovođenje preventivnih mera zaštite od požara,
- obezbede adekvatnu opremu i uređaje za gašenje požara,
- naprave plan evakuacije i uputstvo za ponašanje u slučaju požara (vidljivo istaknuto).
Firme imaju obavezu da imenuju stručno osposobljeno lice koje je zaduženo za sprovođenje adekvatne zaštite od požara. Zaposleni moraju biti upoznati sa svim opasnostima, sa načinom ponašanja i sa merama zaštite, a u slučaju pojave moraju učesvovati u gašenju požara.
Sam plan zaštite od požara izrađuju stručna lica i konsultanti specijalizovani za poslove zaštite od požara i izradu Pravilnika.
Ostali akti koje je potrebno da poseduje kompanija:
- akt o radnoj disciplini i ponašanju zaposlenih,
- pravilnik o računovodstvu,
- pravilnik o popisu imovine,
- plan upravljanja otpadom.
- Akt o radnoj disciplini i ponašanju zaposlenih
Firma posebnim aktom može da utvrdi određena pravila ponašanja koja se moraju poštovati u toku rada. Ta pravila povezana su i sa ispunjivanjem svih ugovornih obaveza.
Poslodavac mora da obavesti i upozna zaposlenog sa svim pravilima pre zasnivanja radnog odnosa. Zaposleni je dužan da ih poštuje nakon potpisivanja ugovora o radu, jer u suprotnom može dobiti otkaz.
Pravilnik o računovodstvu
Pravilnik o računovodstvu je opšti akt koji sadrži:
- uputstva i smernice za vođenje poslovnih knjiga i knjiženje promena,
- smernice za evidentiranje i otkrivanje pogrešno proknjiženih promena,
- kretanje poslovne dokumentacije i rokovi dostavljanja za obradu,
- računovodstvene politike, vrednost imovine, prava i obaveze,
- odgovorna lica, način sastavljanja finansijskih izveštaja,
- interne kontrole i čuvanje podataka,
- ostalo.
Preporuka je da se konsultuje agencija za knjigovodstvene usluge oko svih pitanja u vezi sa pravilnikom.
Pravilnik o popisu imovine
Pravilnik o popisu imovine je dokument koji sadrži podatke o opremi, inventaru, o organizaciji i sprovođenju popisa. Ovim pravilnikom se utvrđuje period obavljanja popisa, vreme trajanja i rokovi za predaju izveštaja. Nakon popisa mora se uskladiti stvarno stanje sa knjigovodstvenim.
Plan upravljanja otpadom
U planu upravljanja otpadom definiše se:
- vrsta, količina i poreklo otpada,
- način sakupljanja otpada,
- lokacije, raspoloživi kapaciteti,
- plan smanjenja otpada,
- ostalo.
Plan otpada moraju da imaju pravna lica koja godišnje proizvode više od 100 tona bezopasnog otpada, ili firme koje bacaju više od 200 kilograma opasnog otpada.
Sve opšte akte poslodavac može samostano definisati i doneti, ali to nije uvek dobro rešenje. Pojedini akti su veoma specifični, komplesni i zahtevaju stručno pravno savetovanje. Za pojedine je neophodna dobra procena i visok nivo stručnosti iz specifičnih navedenih oblasti, pa je bolje rešenje da se angažuje stručnjak.