Kako (poslovno) preživeti #coronavirus?

Medicinski, veoma lako. Sve statistike govore da, ukoliko ste ispod 65 godina i nemate hroničnih tegoba, ovaj virus možda nećete ni osetiti tj. neće se ni ispoljiti.

No, svakako da to ne znači da je virus “šala” i da ne smete ignoristai savete lekara.

Ovaj tekst nije na tu, medicinsku temu, već na temu poslovanja.

Još je rano za velike, globalne procene na koji način će pandemija virusa korona uticati na svetsku ekonomiju i poslovanje, ali nisu obećavajuće. To sada nije naša tema, ali će biti kada dođe do konkretnijih podataka. Kako je apel Svetske zdravstvene organizacije da u ovom periodu ne izlazimo iz kuće, a posao prebacimo koliko god je moguće na “homeoffice”, odlučili smo da se pozabavimo temom prednosti digitalnog poslovanja u ovakvim, ekstremnim uslovima. Ili da preformulišemo – koliko je važno da vaš posao ne trpi, sa naglaskom na finansije.

Kako se organizovati?

Bez obzira da li ste finansijski  direktor ili radite u knjigovodstvenoj agenciji, ova situacija daje dovoljno razloga da dobro razmislite o prelasku sa papirnog na digitalni način poslovanja. Voditi evidenciju o finansijskim izveštajima i računovodstvenim aktivnostima na papiru ne samo da može biti zamorno i rizikujete da će podaci  biti izgubljeni ili ukradeni, već vas dovodi u kontakt sa velikim brojem ljudi što pojačava rizik od zaraze virusom. Prebacivanje knjigovodstvenih i finansijskih podataka u digitalni format može vam pomoći da lakše organizujete podatke, a olakšava i njihovo preuzimanje. Benefiti su brojni, a evo i nekih drugih, ključnih razloga za prelazak sa papirnog na digitalni način poslovanja.

Sigurnost

I pod ovim ne mislimo samo na sigurnost i zaštitu od zaraze korona virusom. Iako svaka knjigovodstvena agencija ima svoj sistem za čuvanje finansijskih dokumenata i poverljivih informacija o klijentima, uvek postoji rizik da ti dokumenti mogu biti ukradeni, oštećeni ili izgubljeni. Prenos finansijskih podataka u digitalni format može zaštititi sve te poverljive informacije. Sve dok redovno pravite rezervne kopije podataka i osiguravate da se digitalne informacije čuvaju na sigurnom serveru, imate veće šanse da smanjite rizik od krađe, oštećenja i gubitka.

Informacije u realnom vremenu 

Jedna od najvećih prednosti prebacivanja poslovanja sa papirnog u digitalni je ta što se finansijske informacije mogu lako pregledati, analizirati i sortirati kako bi se proizveli tačni izveštaji. Sa tradicionalnim načinom komunikacije sa vašom knjigovodstvenom agencijom, vaše račune i finansijske izveštaje uglavnom dobijate na kraju godine ili po potrebi. Međutim, korišćenjem softvera koji vam obezbeđuje digitalna knjigovodstvena agencija dobijate redovno ažuriranje finansijskih podataka i pristupanje njima u svakom trenutku. Baš zbog toga što to znate, uvek ćete biti svesni svog trenutnog finansijskog stanja i nećete doživeti šok na kraju godine kada računi budu već gotovi.

Veća produktivnost zaposlenih

Ako angažujete dodatno zaposlene da se brinu o dodatnim knjigovodstvenim uslugama i finansijskim izveštajima, biće im potrebno mnogo više vremena nego što je potrebno za njihove osnovne računovodstvene zadatke u agenciji. Digitalni format poslovanja može povećati produktivnost ljudi, jer finansijski direktor ili knjigovođa mogu unositi i izvlačiti podatke u roku od nekoliko minuta. Sa digitalnim formatom potrebno je manje vremena za obradu svake transakcije, a to može smanjiti vaše troškove zapošljavanja dodatnog finansijskog menadžera/stručnjaka/direktora i poboljšati produktivnost knjigovođa.

Kada su knjigovodstveni zadaci samo na papiru, može biti potrebno nekoliko sati da se sastavi izveštaj ili preuzmu vrlo konkretni podaci o transakcijama ili finansijskoj istoriji. Kreiranjem digitalnih zapisa imaćete pojednostavljen sistem u kojem se sve čuva na određenom disku ili u folderu, i imate u realnom vremenu pristup tekućim finansijskim informacijama koje su vam potrebne. Od praćenja transakcija do pravljenja izveštaja o kretanju novca, moći ćete da pristupite važnim podacima u samo nekoliko klikova. To može biti veliki poduhvat za vaše poslovanje, ali znatno olakšava rad u budućnosti. A tokom pandemije vam daje mogućnost da budete zaštićeni i na sigurnom radom od kuće, dok vaš knjigovođa sedi u svojoj kancelariji.

Kako omogućiti bezpapirno poslovanje?

Danas postoje mnogi alati koji omogućavaju bezbapirno poslovanje, a mi ćemo navesti par njih.

1. Zoom. Zamena za Skype, jer je postigao bolji kvalitet slike i zvuka od pomenute ustaljene aplikacije. Omogućava i deljenje ekrana i snimanje razgovora, učestvovanje do 500 ljudi u konferencijskom razgovoru. Daje mogućnost 40 minuta besplatnog poziva u slobodnoj verziji. Nakon ovog ograničenja, ponovo se zakaže sastanak i dobije se novi link za nastavak diskusije.
2. Slack – Chat aplikacija za razgovor u realnom vremenu, osim tema koje kandidujete imate i kategorije i specifikacije po sagovornicima i slično; možete slati i dokumente, fotografije i beleške.
3. Loom – alat za snimanje sebe, odnosno monitora i sebe i deljenje svega toga sa drugima, ili kroz klaud ili na mrežu. Zgodan je kad se hoće nekom demonstrirati kako da radi na nečemu na svom računaru, ili da se bi se omogućio traking u izvršenju zadataka i provera kvaliteta rada. Besplatna verzija vam dozvoljava 25 snimaka, a izgleda da je alat besplatan tokom trajanja korona pandemije.
4. Krisp je aplikacija za smanjenje pozadinske buke. Čujete se samo vi i ništa drugo, makar sedeli u punom kafiću. Aplikacija je napravljena upravo za frilensere koji su radili koristeći javne prostore ili prevozna sredstva.
5. Doodle – umesto da šaljete gomilu mejlova članovima tima, pošaljite im Doodle poruku i pratite kako odgovaraju.
6. Demio – platforma za vebinare i onlajn predavanja, sa omogućavanjem distribucije veoma dobrog video i audio sadržaja. Omogućena je komunikacija sa publikom, Q&A u realnom vremenu. Platforma nudi i segmentaciju ciljnih grupa.
7. Infinity – naprednija verzija Jira softvera. Reč je o platformi koja sadrži sve što je jedan projekat, uključujući dokumentaciju, zaduženja, gantograme, dijagrame, kalendare događaja i slično. A još je i domaći proizvod 🙂
8. Trello – isto projektna aplikacija, liči na tablu sa stikerima, odličan je za praćenje procesa.
9. Chimp or Champ – ova aplikacija je namenjena za merenje sreće članova tima sa kojima nisi u fizičkom kontaktu. Veoma je važno meriti da li su ljudi zadovoljni radom, okruženjem, radom drugih ljudi i interakcijom članova tima koji se ne viđaju. Softver je komercijalan i košta 99 dolara, ali oni koji su ga koristili kaže da vredi svakog dolara. Rezultati ankete su anonimni, ne vidi se ko je nezadovoljan, ali se vidi nezadovoljstvo. Ili stepen sreće u timu. Dobro je što uz merenje sreće pita člana tima šta bi promenio ili unapredio.
10. MyHours – pomaže najpre vama da ustanovite koliko ste vremena potrošili za određeni projekat, a onda i vašem klijentu da vidi šta ste uradili za njega. Kad unesete cenu radnog sata, izračunaće vam vrednosti po svakoj od aktivnosti, što možete poslati klijentu uz fakturisanje. Vama će pomoći da vidite koliko ste efektivno zaradili a koliko izdangubili.

Zaključak: rad na daljinu treba strukturisati

I za kraj, hteli bismo da naglasimo nešto, a to je da za efikasan rad na daljinu, neophodno je da rutine i struktura ostanu koliko-toliko, iste.Ljudi treba da nauče kako da organizuju i sebe i svoju porodicu oko tih novih dnevnih protokola. Zbog toga je bolje da se u početku postavi čvršća struktura rada, dok svoj novi brod virtuelnog tima ne postavite na pravi kurs. Neke od preporuka su da odredite forme aktivnosti u prvoj nedelji rada – dinamiku video konferencija svih članova tima, razgovora i načina rada 1:1 malih grupa zaduženih za određene zadatke. Tu je i definisanje kanala za povratne informacije da li su zadaci izvršeni, sa kakvim kvalitetom i ako nisu izvršeni, šta je najpre predlog onog koji nije uspeo da zaduženje realizuje.

Najvažnije je da ljudi koji rade od kuće razumeju da radno vreme traje i dok smo u svom domu i da tokom radnog vremena ometanje mora biti izbegnuto.